Efektywność pracy w biurze w dużej mierze uzależniona jest od małych i – z pozoru – błahych rzeczy. Okazuje się, że wyposażenie odgrywa w tym przypadku istotną rolę – warto więc zwracać uwagę na artykuły, których codziennie się używa i z którymi mają kontakt klienci. Trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie stanowisk administracyjnych bez kopert. Mimo coraz szybszego rozwoju korespondencji elektronicznej ta standardowa wcale nie traci na wartości. Jakie koperty przydają się w biurze najbardziej?
Jakie są rodzaje kopert?
Jakie są koperty, każdy wie. Najczęściej zwraca się uwagę na ich rozmiar, cała reszta dla wielu osób może nie istnieć. W pracy biurowej akcesoria mają jednak niemałe znaczenie. Na takich stanowiskach warto jest mieć pod ręką kilka rodzajów kopert. Ich klasyfikacja według rozmiaru opiera się na jedenastu oznaczeniach:
- B, czyli B6 (125 x 176 mm), B5 (176 x 25 0mm), B4 (250 x 353 mm),
- C, czyli C7/C6 (81 x 162 mm), C6 (114 x 162 mm), C6/C5 (114 x 229 mm), C5 (162 x 229 mm), C4 (229 x 324 mm), C3 (458 x 324 mm),
- E, czyli E4 (280 x 400 mm),
- DL (110 x 220 mm).
Wymiary te można spotkać m.in. w kopertach listowych, z rozszerzanym dnem, tekturowych, w całości foliowych lub pokrytych folią bąbelkową od wewnątrz. Każda z nich znajduje swoje zastosowanie w różnych przesyłkach. Ponadto koperty można podzielić ze względu na rodzaj zamknięcia: samoklejący z paskiem, samoklejący przekładany oraz z paskiem do klejenia na mokro, a także uwzględniając gramaturę: standardowa to 80-100 g/m2, a elegancka 120 g/m2.
Jakie są najpopularniejsze typy kopert, które sprawdzają się w firmie?
Jedną z tańszych i najbardziej uniwersalnych kopert jest standardowa, biała, która sprawdza się w niemal każdej sytuacji – z powodzeniem można ją wykorzystać zarówno do mniej, jak i bardziej oficjalnych przesyłek. Uroczyste lub wymagające dyskrecji dokumenty warto wysyłać w kopertach o grubszym papierze. Firma dbająca o swoją pozycję nie zapomina także o znaku rozpoznawczym, czyli umieszczaniu na kopercie logo lub wybranego nadruku. Wykorzystanie takiego zabiegu pozwala wpłynąć na profesjonalne postrzeganie firmy. Z pewnością dobrze jest mieć pod ręką koperty o formatach B, C oraz DL – to właśnie one najczęściej nadają się do wysyłki faktur, decyzji lub zaproszeń. Pliki dokumentów najlepiej umieszczać w tych z rozszerzanym dołem, a największą wygodę w przygotowywaniu przesyłek zapewniają te z paskiem samoklejącym.
Ekologiczne koperty to wielość korzyści
Nie da się ukryć, że najmniejsze działania wpływają na ogólne postrzeganie firmy wśród konsumentów. Często bywa tak, że wybór ekologicznych produktów buduje dobrą opinię o danym przedsiębiorstwie. Zakup ekologicznych kopert do biura to dobry sposób na to, by w minimalistyczny sposób zakomunikować klientom, że aspekt dbania o środowisko nie jest danej firmie obojętny. Dodatkowo, akcesoria z szarego papieru z recyklingu należą do jednych z tańszych – wybór tego typu kopert do prac biurowych przynosi więc korzyści dla natury, finansowe oraz wizerunkowe.
Praca w biurze powinna być dobrze zorganizowana. Dobór odpowiednich kopert z pewnością jest aspektem, który znacznie wpływa na usprawnianie działań oraz tworzenie profesjonalnego wizerunku firmy.
