Prawdziwym przekleństwem pracowników, którzy realizują projekt na ostatnią chwilę jest brak miejsca na skrzynce pocztowej. Nie ma nic bardziej frustrującego niż gorączkowe usuwanie wiadomości, by móc odebrać kolejne e-maile. Istnieje jednak sposób na uniknięcie tego problemu: archiwizacja poczty.
Cyfrowe archiwum
Niektórzy pracownicy tracą mnóstwo czasu na próbie ustalenia, które wiadomości są na tyle nieistotne, że ich usunięcie nie będzie niosło za sobą żadnych konsekwencji. Wybór bywa trudny, szczególnie jeśli dotyczy długiej listy e-maili ze szczegółowymi ustaleniami warunków przeprowadzenia transakcji lub wiadomości zawierających akceptacje klientów, którzy zamówili daną usługę. Na szczęście istnieją dwa rozwiązania tej sytuacji i żadne z nich nie sprowadza się do konieczności kasowania e-maili. Pierwsze jest skuteczne, ale tylko doraźnie – dotyczy bowiem zwiększenia pojemności skrzynki pocztowej. Niestety, wraz z odbieraniem kolejnych e-maili pojawienie się komunikatu o braku miejsca będzie kwestią czasu. Na szczęście istnieje jednak drugie rozwiązanie, które całkowicie rozwiązuje problem zapełnionej skrzynki i jednocześnie nie wymaga usuwania żadnych wiadomości – jest nim archiwizacja poczty. Usługa ta polega na zapisaniu wszystkich archiwalnych e-maili w jednym miejscu z możliwością ich odczytywania oraz zarządzania każdą z wiadomości nawet po wielu latach od momentu jej odebrania.
Kancelaria XXI wieku
Archiwizacja poczty pozwala na uzyskanie dostępu do odebranych i wysłanych e-maili oraz umożliwia sprawne wyszukiwanie wiadomości. Dzięki niej można bez problemu dotrzeć do historii korespondencji wymienianej z kluczowym klientem oraz zlokalizować e-maile od grafika z kolejnymi wersjami projektu materiałów reklamowych. Archiwizacja poczty raz na zawsze zwalnia pracowników z konieczności usuwania załączników z wiadomości, które zwykle zabierają najwięcej miejsca w skrzynce pocztowej. Tym samym przekłada się na oszczędność czasu, ponieważ zamiast tworzyć osobne foldery z załączonymi materiałami, wystarczy jednym kliknięciem przenieść całą wiadomość do archiwum. Optymalizacja pracy oraz zastosowanie nowoczesnych rozwiązań, które zwiększają bezpieczeństwo przechowywania danych – to wszystko sprawia, że archiwizacja poczty jest wyznacznikiem cyfrowej kancelarii na miarę XXI wieku.
Warto więc wybrać oprogramowanie dla firmy, które w automatyczny sposób zapisze wszystkie e-maile i ułatwi pracownikom realizowanie codziennych zadań. A przy tym zapewni dostęp do wiadomości sprzed kilku lat, które w razie potrzeby pomogą odtworzyć szczegółowe uzgodnienia zawarte z klientami.
