Każdy pracownik ma w swoim zakładzie prowadzone akta osobowe. Są to niezwykle ważne dokumenty, które muszą być przechowywane w określonych warunkach przez pięćdziesiąt lat. W jaki sposób muszą być przechowywane dokumenty osobowe pracowników? Czy są określone normy dotyczące przechowywania akt osobowych? Czy pracodawcy grozi grzywna za nieodpowiednie przechowywanie akt osobowych?
Czym są akta osobowe i w jakiej formie się je prowadzi?
Pracodawca powinien gromadzić wszelkie dokumenty związane z pracownikiem. Najczęściej są one gromadzone w osobnych teczkach podzielonych na trzy części:
– część „A” to dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym;
– część „B” to dokumenty związane z nawiązaniem pracy i jej przebiegiem;
– część „C” dotyczy dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy.
Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja osobowa przez pracodawcę?
Wszelkie dokumenty osobowe dotyczące pracownika powinny być przechowywane przez pracodawcę przez cały okres, w jakim pracuje u niego dana osoba oraz przez pięćdziesiąt lat od momentu ustania stosunku pracy. Nieco inaczej wygląda sytuacja z dokumentacją związaną z płacami – w tym przypadku dokumenty należy przechowywać przez pięćdziesiąt lat od momentu ich wytworzenia.
Kiedy stosunek pracy zostanie zakończony, akta osobowe konkretnego pracownika muszą zostać przekazane do archiwum zakładowego. Przekazanie następuje po upływie roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Jak przechowywać akta osobowe?
Akta osobowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, gdzie nie mają dostępu osoby nieupoważnione. Do przechowywania akt pracowników, którzy są aktualnie zatrudnieni, warto wyodrębnić osobne pomieszczenie lub szafę, najlepiej pancerną. Po tym, jak stosunek pracy ustaje, akta osobowe przekazywane są do zakładowego archiwum.
W przypadku, gdy pracodawca zostaje zlikwidowany musi wskazać jednostkę upoważnioną do przechowywania takiej dokumentacji, która przejmie wszelkie akta osobowe pracowników likwidowanej firmy (szczegółowe informacje o przechowywaniu dokumentów).
Istotne jest też to, żeby zapewnić odpowiednią temperaturę i wilgotność w pomieszczeniu, tak aby dokumenty nie uległy zniszczeniu.
Jaka grozi kara za nieodpowiednie prowadzenie akt osobowych?
Przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286) wyraźnie wskazują jakie kary grożą osobom, które nie prowadzą dokumentacji pracowniczej lub pozostawiają ją w warunkach grożących zniszczeniem.
Taki pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.
