Firma zatrudniająca trzy tysiące osób nie jest po prostu dziesięć razy większa od firmy zatrudniającej trzysta. To inna organizacja, rządząca się innymi prawami. Przy trzystu pracownikach dział kadr zna każdego z nazwiska, a arkusz kalkulacyjny nadal jakoś się broni. Przy trzech tysiącach, rozproszonych po kilku oddziałach i spółkach, każda niespójność w danych zaczyna kosztować – czas, pieniądze albo zgodność z przepisami.
To właśnie dlatego program dla dużych firm ocenia się według innych kryteriów niż oprogramowanie dla mniejszej organizacji. Liczy się nie tyle liczba funkcji, ile to, czy system wytrzyma skalę, poradzi sobie ze zmianą struktury i obsłuży wszystkich użytkowników pracujących w nim jednocześnie. Technologia staje się faktycznym wsparciem rozwoju dopiero wtedy, gdy przestaje wymagać obsługi, a zaczyna obsługiwać. Poniżej znajdziesz kryteria, według których warto oceniać takie rozwiązanie, oraz przykład tego, jak wygląda ono w praktyce.
Czego duża organizacja potrzebuje od oprogramowania?
Program dla dużych firm musi przede wszystkim uporządkować procesy i połączyć je ze sobą. Równie ważna jest możliwość dopasowania rozwiązania do struktury przedsiębiorstwa – inaczej wygląda firma produkcyjna z jednym zakładem, a inaczej grupa kapitałowa prowadząca kilkanaście spółek na kilku rynkach.
Trzecim kryterium jest zasięg. Dobrze dobrany system obsługuje jednocześnie dwa poziomy: codzienną pracę pojedynczego działu i zarządzanie całą organizacją. Kadrowa rejestruje w nim nieobecność, a zarząd w tym samym środowisku ogląda koszty pracy w podziale na oddziały. Jeżeli jedno z tych zastosowań wymaga osobnego narzędzia i eksportu do arkusza, integracja istnieje tylko na papierze.
Jedno środowisko zamiast kilkunastu baz danych
W dużych organizacjach działy realizują własne zadania, ale ich praca jest ze sobą bezpośrednio powiązana. Dane kadrowe przekładają się na koszty. Informacje o sprzedaży sterują planowaniem zakupów. Postęp projektów wpływa na wynik finansowy. Im bardziej rozbudowana struktura, tym trudniej zapanować nad informacjami pochodzącymi z wielu niezależnych źródeł.
Wspólne środowisko rozwiązuje ten problem u źródła: te same dane wprowadza się raz i wykorzystuje wielokrotnie. Pracownicy nie przepisują informacji między aplikacjami, a osoby zarządzające nie muszą składać obrazu firmy z raportów pochodzących z kilku systemów, z których każdy został wygenerowany w innym momencie. W dużej organizacji największym kosztem rozproszonych danych nie jest praca włożona w ich przenoszenie, lecz decyzje podejmowane na podstawie nieaktualnej wersji.
Automatyzacja, czyli co zmienia się przy tysiącu pracowników?
Wraz ze skalą rośnie nie tylko liczba operacji, ale też liczba osób, które muszą je obsłużyć. Ręczne prowadzenie dokumentów, raportów i przepływu danych między działami staje się czasochłonne i coraz bardziej podatne na błędy. Automatyzacja obejmuje w takiej organizacji zwykle:
- elektroniczny obieg dokumentów wraz ze ścieżkami akceptacji,
- cykliczne raportowanie i sprawozdawczość,
- wymianę danych pomiędzy modułami i systemami zewnętrznymi,
- naliczanie wynagrodzeń oraz rozliczanie czasu pracy,
- samoobsługę pracowniczą w sprawach kadrowych.
Ostatni punkt bywa niedoceniany, a przy dużym zatrudnieniu odciąża dział HR najmocniej. W Pakiecie Teta odpowiada za to przeglądarkowa aplikacja Teta ME, w której pracownik samodzielnie składa wniosek urlopowy, sprawdza grafik i rozliczenie czasu pracy oraz pobiera dokumenty kadrowe, w tym paski płacowe i PIT-11. Każda z tych spraw załatwiona bez udziału kadrowej to jedna sprawa mniej w kolejce.
Automatyzacja nie musi przy tym oznaczać wyeliminowania człowieka z procesu. Jej zadaniem jest przejęcie czynności powtarzalnych i pozostawienie pracownikom tego, co wymaga doświadczenia, analizy i decyzji.
System musi nadążyć za zmianą struktury
Duże przedsiębiorstwa otwierają nowe oddziały, przejmują spółki, zwiększają zatrudnienie i wchodzą na kolejne rynki. Oprogramowanie, które przy każdej takiej zmianie wymaga wymiany infrastruktury, przestaje wspierać rozwój, a zaczyna go opóźniać.
Praktyczna skalowalność opiera się na dwóch rzeczach: modułowej budowie, dzięki której można uruchomić kolejne funkcje bez ruszania reszty systemu, oraz otwartości na integracje. Warto sprawdzić, czy dostawca udostępnia API – bo to ono decyduje, czy nowe narzędzie da się podłączyć w tygodnie, czy w kwartały. Unit4 Teta odpowiada na to środowiskiem Teta API, które pozwala wymieniać dane z aplikacjami zewnętrznymi, na przykład z systemem rekrutacyjnym przekazującym dane wybranego kandydata prosto do procedury zatrudnienia.
Kto ma dostęp do czego? Czyli, jak wygląda kontrola uprawnień w dużej firmie
Im większa organizacja, tym trudniejsze staje się pytanie, kto powinien widzieć które dane. Program dla dużych firm musi zapewniać precyzyjne zarządzanie uprawnieniami, ochronę danych osobowych oraz możliwość prześledzenia, kto i kiedy wykonał daną operację. W rozproszonej strukturze to nie jest wyłącznie kwestia bezpieczeństwa – to również warunek sprawnego audytu i rozliczalności.
Znaczenie ma także model dostępu. Rozwiązania Teta są dostępne zarówno w chmurze, w modelu SaaS utrzymywanym na serwerach Unit4 Polska, jak i w instalacji on-premise na infrastrukturze klienta. Dla organizacji z restrykcyjną polityką bezpieczeństwa danych bywa to kryterium przesądzające o wyborze dostawcy.
Pakiet Teta – program dla dużych firm złożony z modułów
Teta to marka rozwijana przez Unit4 Polska, wrocławską spółkę należącą do międzynarodowej grupy Unit4, obecną na rynku od 1987 roku. Z jej rozwiązań skorzystało dotąd ponad 2000 średnich i dużych firm oraz instytucji.
Pakiet Teta to ekosystem złożony z całego portfolio marki, z którego organizacja wybiera wyłącznie te elementy, których faktycznie potrzebuje. Znajdują się w nim Teta ERP wraz z planowaniem finansowym Unit4 FP&A, kadry i płace w postaci Teta HR z aplikacją Teta ME, Teta Workforce Management do planowania pracy, moduł zarządzania talentami oraz outsourcing kadrowo-płacowy.
Wszystkie komponenty pracują na wspólnych danych, więc rozbudowa systemu o kolejny obszar nie oznacza budowania kolejnej wyspy. Jeśli zarządzasz organizacją, która wyrosła już ze swoich dotychczasowych narzędzi, zacznij od wskazania obszaru generującego najwięcej pracy ręcznej – a potem sprawdź, który element Pakietu Teta za niego odpowiada.
