Faktury w postaci online to teraz standard – w dzisiejszych firmach piętrzące się druki powoli odchodzą w niepamięć. Oszczędność czasu oraz bezpieczeństwo – te walory zdecydowanie przemawiają za tym, by odchodzić od standardowych form wystawiania dokumentów sprzedażowych.
Wystawianie dokumentów elektronicznych jest niezwykle proste, niezależnie od metody jaką wybierzemy. A mamy do wyboru dwa sposoby.
Faktury przy pomocy aplikacji internetowej
Łatwiejszy i tańszy, lecz mniej profesjonalny, to sporządzenie dokumentu faktury przy pomocy aplikacji internetowej. Zaletą takiego podejścia jest prosta dostępność serwisu z poziomu przeglądarki internetowej, umożliwiająca wypełnienie faktury bardzo szybko i natychmiastową wysyłkę. Łatwość zarządzania dokumentem w każdej chwili umożliwia fakt, iż znajduje się on na serwerze, jest zatem odrębny od fizycznego urządzenia i oprogramowania, choć poza tym obniża bezpieczeństwo zapisywanych danych.
Fakturowanie online to opcja korzystna głównie dla przedstawicieli wolnych zawodów, osób, co regularnie podróżują oraz korzystają z różnych urządzeń – także mobilnych. Sporą zaletą jest również elastyczność i wolność od aktualizacji prawnych.
Bardziej profesjonalnym rozwiązaniem, polecanym innowacyjnym, stacjonarnym przedsiębiorstwom o bardziej zawiłej strukturze logistycznej jest profesjonalny program do fakturowania i magazynu zainstalowany na komputerze stacjonarnym. Chociaż jest to bardziej skomplikowaną i zdecydowanie mniej elastyczną, a w szczególności droższą opcją, w rzeczywistości markowe, rozbudowane oprogramowanie umożliwia nam tak duży wachlarz funkcji, że przy ich odpowiednim użyciu inwestycja naprawdę może być udany. Najlepsze programy do faktur łączą możliwości wypełniania dokumentów sprzedażowych z funkcją obsługi magazynu oraz wystawianiem PZ czy WZ. Plusem w tym przypadku jest również zapewniona stała pomoc techniczna, bezpieczeństwo wynikające z niezależności od zewnętrznych dysków oraz możliwość swobodnego przystosowania funkcjonalności programu do potrzeb firmy.
Musimy zastanowić się, jaki typ usprawnienia procedur w firmie wpłynie dobrze na organizację pracy, a co za tym idzie na kondycję przedsiębiorstwa. Pójście z duchem czasu i zaufanie profesjonalnym rozwiązaniom zwróci się z nawiązką tylko wtedy, gdy dobierzemy rozwiązania do potrzeb firmy. Nie inwestujmy w drogie i skomplikowane programy, gdy wiemy, że sporo funkcjonalności pozostanie niewykorzystanych, a mobilny profil naszej pracy utrudni nam bieżący dostęp do pełnej dokumentacji i zarządzania nią. W tym przypadku lepiej postawić na rozwiązania online – łatwiejsze, ale stosowne do typu naszej działalności.
